El presente Aviso de Privacidad explica cómo The British School Quito, como parte de Orbital Education Group, recopila, utiliza, almacena, comparte y protege datos personales de conformidad con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y demás normativa aplicable en Ecuador.
Este Aviso de Privacidad se aplica a:
- aspirantes a estudiantes, estudiantes actuales y antiguos, y sus padres o tutores;
- empleados, directivos, consultores y personal contratado por la escuela;
- candidatos a puestos de trabajo;
- usuarios de sistemas, herramientas y servicios tecnológicos gestionados por la escuela; y
- visitantes del campus escolar y de los sitios web gestionados por la escuela.
Este Aviso de Privacidad debe leerse conjuntamente con cualquier información adicional de privacidad que pueda facilitarse en el momento de la recopilación de datos personales.
The British School Quito, con domicilio en 2 de Agosto S9-245 y Andrés Herrera, Quito, Ecuador, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tratados por la escuela.
Como parte de un grupo educativo internacional, la escuela puede colaborar con otras entidades de Orbital Education Group para apoyar funciones de gobierno corporativo, tecnología de la información y gestión operativa.
La escuela opera dentro del marco de protección de datos de Orbital Education Group. A nivel local, la supervisión del cumplimiento normativo y la gestión de asuntos relacionados con protección de datos recaen en la persona designada por la escuela para dichas funciones.
Para cualquier consulta, solicitud o inquietud relacionada con datos personales, puede contactar a: datarequests@orbital.education
Este canal debe utilizarse para todas las consultas sobre protección de datos y para el ejercicio de los derechos de los titulares.
Los datos personales son cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Pueden incluir:
- datos de identificación y contacto;
- información familiar y de tutores;
- información financiera y de facturación;
- expedientes académicos e informes escolares;
- fotografías, grabaciones de vídeo e imágenes de CCTV; y
- información relacionada con salud, protección y apoyo educativo.
Determinados datos personales pueden considerarse datos especiales o sensibles de acuerdo con la legislación ecuatoriana.
Estos datos se gestionan mediante medidas reforzadas de seguridad, controles de acceso y obligaciones de confidencialidad, y únicamente se tratan cuando la normativa aplicable lo permite.
Recopilamos y tratamos datos personales para fines claros, específicos y legítimos relacionados con el funcionamiento de la escuela, la prestación de servicios educativos, la protección y bienestar de los estudiantes y el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
No tratamos datos personales para fines incompatibles con los descritos en este Aviso de Privacidad.
En determinadas circunstancias, los datos personales podrán obtenerse de fuentes distintas al titular, incluyendo escuelas anteriores, referencias, asesores profesionales, agencias de reclutamiento, autoridades públicas u otras entidades de Orbital Education Group cuando la ley lo permita.
Base jurídica para el tratamiento
Tratamos datos personales de conformidad con la legislación ecuatoriana aplicable. Dependiendo del contexto, el tratamiento podrá realizarse sobre una o más bases legales, incluyendo:
- cuando sea necesario para la prestación de servicios educativos;
- cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales o regulatorias;
- cuando sea necesario para fines de protección y funcionamiento institucional;
- cuando sea necesario para intereses legítimos de la organización; y
- cuando la persona interesada o, en su caso, un padre, madre o tutor legal haya otorgado su consentimiento.
Cuando el consentimiento sea necesario, éste se obtendrá de forma clara, específica e informada y podrá retirarse en cualquier momento.
Podrá facilitarse información adicional sobre la base jurídica aplicable a determinadas actividades de tratamiento en el momento de la recopilación de datos o mediante información complementaria de privacidad.
Conservación de datos personales
Los datos personales se almacenan de forma segura y se conservan únicamente durante el tiempo necesario.
Los periodos de conservación se determinan considerando:
- la finalidad para la que los datos fueron recopilados y tratados;
- los requisitos legales, regulatorios y de protección aplicables;
- las necesidades operativas, contractuales y administrativas; y
- los derechos y expectativas razonables de las personas afectadas.
Por ejemplo, los expedientes académicos pueden conservarse de conformidad con requisitos regulatorios y de protección, mientras que los datos de reclutamiento se conservan únicamente durante un periodo limitado tras finalizar el proceso de selección.
La conservación de la información se gestiona conforme a la legislación ecuatoriana aplicable y a las prácticas internas de gestión documental.
Estudiantes, Padres y Tutores
Tratamos datos personales de estudiantes y de sus padres o tutores para proporcionar educación y servicios asociados, incluyendo admisiones, aprendizaje, evaluación, atención pastoral, protección estudiantil y cumplimiento de obligaciones legales.
La mayoría de los datos personales de los estudiantes son necesarios para prestar servicios educativos y cumplir responsabilidades legales y regulatorias. Cuando algún dato sea opcional o se trate sobre la base del consentimiento, ello se indicará claramente en el momento de su recopilación.
Los datos personales pueden recopilarse durante el proceso de admisión y matrícula y durante toda la permanencia del estudiante en la escuela. La información puede obtenerse mediante formularios, sistemas escolares, correspondencia, reuniones, evaluaciones, observaciones y comunicaciones con padres o tutores.
Los datos personales de los estudiantes pueden utilizarse para:
- admisión y matrícula;
- mantenimiento de registros escolares;
- facturación y administración;
- aprendizaje y evaluación;
- protección y bienestar estudiantil;
- comunicación con las familias; y
- cumplimiento normativo.
Los expedientes estudiantiles se conservan de acuerdo con los requisitos educativos, regulatorios y de protección aplicables, así como con las prácticas internas de gestión documental.
Privacidad Infantil en Línea
Cuando se recopilan datos personales en línea de estudiantes o sobre ellos, incluidos portales de admisión, plataformas de aprendizaje, formularios u otras funcionalidades gestionadas por la escuela, esta garantiza que dicho tratamiento se realice de forma transparente y únicamente para fines educativos, de protección estudiantil o de funcionamiento institucional legítimos.
Cuando así lo requiera la legislación ecuatoriana aplicable, se obtendrá el consentimiento del padre, madre o tutor legal correspondiente.
Los datos personales recopilados en línea sobre estudiantes se utilizarán únicamente para los fines informados en el momento de la recopilación y no se divulgarán a terceros salvo cuando ello sea necesario para prestar dichos servicios, sea exigido por la ley o esté sujeto a las garantías adecuadas de protección de datos.
Empleados y Personal Contratado
Recopilamos y tratamos datos personales durante los procesos de selección, incorporación y durante toda la relación laboral o contractual con la escuela.
Los datos personales de empleados y contratistas se tratan para fines que incluyen:
- la gestión de relaciones laborales y contractuales;
- la administración de nóminas, beneficios y procesos de recursos humanos;
- el cumplimiento de obligaciones laborales, de seguridad social y de protección aplicables en Ecuador; y
- garantizar el funcionamiento y la gestión eficiente de la escuela.
Cuando sea lícito y apropiado, esto podrá incluir datos personales sensibles, como información relacionada con la salud o verificaciones de antecedentes. Dichos datos estarán sujetos a medidas reforzadas de protección.
Los registros relacionados con el empleo se conservarán conforme a los requisitos legales aplicables y las prácticas internas de gestión documental.
Candidatos a Empleo
Recopilamos datos personales cuando una persona solicita un puesto en la escuela, ya sea a través de plataformas de reclutamiento, por correo electrónico o durante entrevistas.
Los datos de los candidatos se utilizan para evaluar la idoneidad para los puestos y gestionar los procesos de selección.
Los datos de los candidatos se conservarán durante un período limitado tras la finalización del proceso de contratación, de conformidad con las obligaciones legales aplicables y las prácticas internas de gestión documental.
Cuando una persona otorgue su consentimiento para recibir información sobre futuras oportunidades laborales, determinados datos de contacto podrán tratarse mediante plataformas de comunicación gestionadas por el grupo o por terceros. Dicho consentimiento podrá retirarse en cualquier momento.
Marketing y Comunicaciones
Podemos tratar datos personales para fines de marketing, comunicación y participación de la comunidad educativa, incluyendo el envío de información sobre eventos escolares, procesos de admisión, programas educativos, jornadas de puertas abiertas, boletines informativos, actividades de exalumnos y otros servicios relacionados con la escuela.
Las comunicaciones podrán enviarse por correo electrónico, teléfono, SMS, correo postal, redes sociales u otros medios adecuados, dependiendo de la naturaleza de la comunicación y de las preferencias de contacto proporcionadas por la persona interesada.
Cuando la legislación aplicable así lo requiera, obtendremos el consentimiento antes de enviar comunicaciones de marketing. Las personas podrán retirar su consentimiento u optar por dejar de recibir dichas comunicaciones en cualquier momento utilizando la opción de cancelación incluida en la comunicación, actualizando sus preferencias de contacto o comunicándose directamente con la escuela.
La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado antes de dicha retirada.
No vendemos datos personales a terceros con fines de marketing. Los datos personales utilizados para actividades de comunicación y marketing se gestionan de conformidad con la normativa aplicable, los registros de consentimiento, las preferencias de comunicación y las prácticas de conservación de información.
Usuarios de los Sistemas Informáticos de la Escuela
Los datos personales se generan mediante el uso de sistemas informáticos, redes y cuentas de correo electrónico gestionados por la escuela. Esta información se utiliza para:
- mantener la seguridad, integridad y uso adecuado de los sistemas;
- prevenir accesos no autorizados o usos indebidos; y
- facilitar tareas de diagnóstico y resolución de incidencias.
El acceso a la información relacionada con sistemas tecnológicos está restringido al personal autorizado y protegido mediante medidas técnicas y organizativas adecuadas.
Los datos asociados a los sistemas tecnológicos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para mantener la seguridad, integridad y funcionamiento operativo de dichos sistemas, de acuerdo con las prácticas internas de gestión documental.
Visitantes del Campus Escolar (incluido CCTV)
Recopilamos una cantidad limitada de datos personales sobre los visitantes del campus escolar, incluidos los registros de acceso y las grabaciones de CCTV, con el objetivo de garantizar la seguridad y protección de estudiantes, personal y visitantes.
El sistema CCTV opera únicamente en áreas públicas, está debidamente señalizado y las grabaciones se conservan únicamente durante el tiempo mínimo necesario conforme a la legislación ecuatoriana aplicable, salvo cuando sean necesarias para investigaciones de incidentes o procedimientos legales.
Cuando el consentimiento sea necesario conforme a la legislación aplicable (por ejemplo, para determinados usos de imágenes, vídeos, comunicaciones de marketing o servicios opcionales), éste se obtendrá de manera clara, específica e informada.
Cuando corresponda, el consentimiento será otorgado por un padre, madre o tutor legal y podrá retirarse en cualquier momento contactando a la escuela.
Limitamos el intercambio de datos personales a lo que sea necesario y conforme a la ley. Los datos personales podrán compartirse con:
- otras entidades de Orbital Education Group cuando ello sea necesario para fines de gobierno corporativo, protección estudiantil, informes, tecnología, finanzas o apoyo operativo;
- proveedores externos de confianza que apoyan la prestación de servicios educativos y el funcionamiento de la escuela, incluidos proveedores tecnológicos, plataformas educativas, socios especializados, proveedores de nómina y servicios financieros. Estos proveedores tratarán los datos únicamente siguiendo nuestras instrucciones y estarán sujetos a obligaciones contractuales de protección de datos;
- autoridades públicas, organismos reguladores o fuerzas del orden cuando la divulgación sea necesaria para cumplir obligaciones legales, regulatorias o de protección; y
- terceros en relación con operaciones corporativas, incluidas fusiones, adquisiciones o reorganizaciones empresariales.
Cuando los datos personales se utilicen con fines de análisis, planificación o elaboración de informes, se emplearán datos anonimizados o agregados siempre que sea posible para evitar la identificación de personas.
Como parte de un grupo educativo internacional, los datos personales podrán transferirse, almacenarse o ser accesibles desde países fuera del Ecuador.
Cuando se realicen dichas transferencias, se implementarán medidas de protección adecuadas de conformidad con la legislación ecuatoriana de protección de datos, incluyendo salvaguardas contractuales y otras medidas destinadas a garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales.
De conformidad con la legislación ecuatoriana de protección de datos personales, las personas tienen derechos respecto de sus datos personales, entre ellos:
- acceder a los datos personales que se mantienen sobre ellas;
- solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos;
- solicitar la eliminación de datos personales cuando proceda;
- solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias;
- oponerse a determinadas actividades de tratamiento;
- recibir sus datos personales en un formato portable; y
- retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en este.
Las solicitudes pueden realizarse a través de info@britishschoolquito.edu.ec. Podremos solicitar información adicional para verificar la identidad de la persona solicitante antes de responder.
Las solicitudes serán atendidas de conformidad con la legislación aplicable. Cuando la ley lo permita, podremos rechazar una solicitud o aplicar una tarifa administrativa razonable cuando la solicitud sea manifiestamente infundada, excesiva o repetitiva.
Las personas también tienen derecho a presentar una reclamación ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales si consideran que sus datos personales han sido tratados en incumplimiento de la legislación aplicable.
No utilizamos datos personales para la toma automatizada de decisiones ni para la elaboración de perfiles que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre las personas.
La escuela implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales frente al tratamiento no autorizado o ilícito, así como frente a la pérdida, destrucción o daño accidental. Estas medidas incluyen controles de acceso, medidas de protección tecnológica, formación del personal y salvaguardas contractuales con terceros proveedores.
La escuela opera dentro del marco de protección de datos de Orbital Education Group. Dicho marco incorpora políticas, procedimientos y mecanismos de supervisión diseñados para garantizar el cumplimiento de los requisitos aplicables en materia de protección de datos.
Este Aviso de Privacidad se revisa al menos una vez al año y podrá actualizarse para reflejar cambios en la legislación, en los requisitos regulatorios o en las operaciones de la escuela. La versión más actualizada estará siempre disponible a través de los canales oficiales de la escuela. Este aviso de privacidad se actualizó por última vez el 01/06/2026.
